Trình bày bài thuyết trình đồ án

Để các em chuẩn bị tốt cho việc báo cáo đồ án môn học cũng như bảo vệ đồ án tốt nghiệp, thầy viết một vài gợi ý trong quá trình chuẩn bị và thuyết trình.

Bài thuyết trình đồ án nhằm truyền tải những thông tin cô đọng về kết quả công việc đã đạt được tương ứng với nhiệm vụ được giao. Người nghe chính của bài thuyết trình là các thầy, cô giáo có chuyên môn về vấn đề mà các em báo cáo do đó thường quan tâm đến phương pháp thực hiện. Các thầy, cô sẽ đánh giá các em  qua sự hiểu biết sâu sắc về vấn đề và khối lượng công việc đã đạt được.

Việc trình bày bài thuyết trình thường được giới hạn trong một thời gian nhất định khoảng 10 đến 15 phút, trước các nhà chuyên môn có khả năng phát hiện những lỗ hổng kiến thức hoặc lập luận thiếu logic do đó thường tạo một áp lực cho sinh viên. Việc chuẩn bị tốt cho bài thuyết trình sẽ giúp các em tự tin khi trình bày.

1. Cấu trúc bài thuyết trình:
Phần tiêu đề:
        Slide tiêu đề giới thiệu tên đồ án, họ tên sinh viên và giáo viên hướng dẫn.
Đặt vấn đề:
        Slide đặt vấn đề: nêu nhiệm vụ của đồ án (vấn đề cần giải quyết, mục tiêu cần đạt được), các giải pháp đã được thực hiện và ưu nhược điểm, ý nghĩa mang lại khi giải quyết đồ án (về lý thuyết, kỹ năng, ứng dụng v.v.)
Phương pháp:
        Trình bày cách thức giải quyết vấn đề
Kết quả:
         Các kết quả mà đồ án đã đạt được là gì? Kết quả có thể trình bày dưới dạng sơ đồ nguyên lý, biểu đồ, hình ảnh
Thảo luận:
        Giải thích, bàn luận về các kết quả
        Trình bày những ưu, khuyết điểm của đồ án
        Gợi ý những công việc tiếp theo để phát triển đồ án
Tài liệu tham khảo:
        Trình bày một vài tài liệu tham khảo chính của đồ án
Cảm ơn:
        Cảm ơn những người giúp đỡ hoàn thành đồ án và người nghe
2. Thiết kế slide

Một slide bao gồm hình nền, chữ viết, hình ảnh và biểu đồ. Một slide đẹp là slide kết hợp hài hòa giữa màu sắc, bố cục, hình ảnh.

Hình nền: là hình ảnh chủ đạo lặp đi lặp lại trên các slide. Cần chọn hình nền phù hợp với chủ đề của đồ án. Cần lựa chọn hình nền để có sự tương phản tốt với màu chữ. Có hai cách lựa chọn, nền tối chữ sáng hoặc ngược lại. Chữ màu vàng hoặc trắng trên nền màu xanh đen được lựa chọn phổ biến. Một số kết hợp màu sắc chữ và màu nền không phù hợp như chữ màu đỏ trên nền xanh lá sẽ không hiển thị tốt.

Chữ: khi thiết kế slide cần cân nhắc về kích thước, font chữ và màu sắc. Kích thước font chữ nên nằm trong khoảng 20-44pt. Nên chọn kiểu font chữ đơn giản, gọn gàng không có chân như Arial. Sử dụng font chữ, màu chữ nhất quán trong các slide. Không nên sử dụng quá nhiều màu sắc cho chữ (thông thường khoảng 3,4 màu).

Nội dung: không nên viết cả câu mà sử dụng các từ khóa, cụm từ trọng tâm. Trên một slide nên sử dụng ít chữ. Trên một slide không nên viết quá 5 gạch đầu dòng, mỗi gạch đầu dòng tối đa 2 dòng.

Cần kiểm tra chính tả cẩn thận để tránh cảm giác rằng người trình bầy cẩu thả, không chuẩn bị tốt.

Hình ảnh: thông thường hình ảnh sẽ dễ nhớ và cũng truyền tải thông tin hiệu quả hơn. Đối với hình ảnh phức tạp nên phóng to chi tiết quan trọng để người nghe tập trung.

Tiêu đề cho slide: mỗi slide cần có một tiêu đề để người đọc nắm bắt được nội dung chính của slide. Các slide cùng nói về một nội dung thì có chung một tiêu đề. Font chữ của tiêu đề nên lớn hơn font chữ của nội dung. Không nên viết hoa toàn bộ tiêu đề sẽ gây khó đọc. Tiêu đề trên các slide được đặt ở cùng vị trí và có cùng màu sắc.

Nhấn mạnh: có thể dùng chữ in đậm, màu sắc khác, gạch chân để nhấn mạnh. Tuy nhiên nên tránh dùng quá nhiều màu sắc hoặc màu sắc sặc sỡ trên một slide.

Hoạt hình: sử dụng để giải thích hoạt động động của hệ thống. Tránh sử dụng để thu hút sự tập trung gây cảm giác thiếu nghiêm túc và mất thời gian.

3. Trình chiếu

Sử dụng phím tắt: khi thuyết trình không nên làm mất thời gian của người nghe do những thao tác lóng ngóng.  Sử dụng thành thạo một số phím tắt làm cho bài thuyết trình hiệu quả hơn.

Một số phím tắt khi sử dụng trình chiếu bằng PowerPoint:

- F5: mở màn hình trình chiếu

- Ctrl-P: sử dụng con trỏ như một bút màu để đánh dấu hoặc đánh dấu những vùng quan trọng

- E: xóa vùng đánh dấu

- Nhấn số trang rồi nhấn Enter để đến số slide vừa nhập

Giao tiếp bằng mắt: luôn hướng ánh mắt về phía người nghe. Tránh đọc slide và quay lưng về phía người nghe.

Giọng nói: điều chỉnh tốc độ, âm lượng, tránh giọng đều đều, giúp người nghe tập trung. Nói với tốc độ vừa phải, rõ ràng, tự tin, dứt khoát.

Ngôn ngữ cơ thể: mỉm cười biểu thị sự thân thiện, tạo sự gần gũi với người nghe. Hai tay có thể di chuyển bổ trợ cho ý nghĩa của câu nói. Tránh khoanh tay trước ngực, đút hai tay vào túi quần gây cảm giác thiếu sự tôn trọng đối với người nghe.

4. Trả lời câu hỏi
Lắng nghe toàn bộ câu hỏi trước khi trả lời.
Khi trả lời có thể lặp lại câu hỏi hoặc làm rõ nghĩa câu hỏi giúp kiểm tra lại có hiểu chính xác ý của người hỏi không.
Tham khảo thêm
Cách trình bày slide: http://nguyenvantuan.net/english/1281-ki-nang-trinh-bay-cach-soan-powerpoint-slide
Cách nói trong hội nghị khoa học: http://nguyenvantuan.net/english/1289-ki-nang-trinh-bay-cach-noi-trong-hoi-nghi-khoa-hoc

Sử dụng email

            Email đang được sử dụng rộng rãi trong công việc, học tập. Email có những ưu điểm như sự tiện lợi, nhanh chóng. Với sinh viên, các kỹ năng sử dụng, viết email là cần thiết trong học tập để trao đổi với các thầy và các bạn. Tuy nhiên, chúng ta thường không được dạy cách thức viết email thế nào. Khác với viết thư tay, email hoạt động trong môi trường điện tử và có những đặc thù riêng, chính vì thế viết email cũng có những điểm riêng. Trong bài viết này, thầy sẽ giới thiệu với các em các kỹ năng cần thiết khi sử dụng email (cụ thể là Gmail) cũng như cách thức viết email. Trong phần đầu thầy sẽ giới thiệu về cách sử dụng Gmail sao cho hiệu quả và phần sau sẽ trình bày về những lưu ý khi viết email.

           Để gửi email, trước tiên các em cần biết địa chỉ email của người nhận. Các phần của một địa chỉ email bao gồm: tên_email_@_tên miền. Ví dụ: nguyenvana@gmail.com.
          Để trao đổi nghiêm túc với thầy và sử dụng trong công việc, việc đặt tên email nên sử dụng tên cá nhân và một vài ký tự.

            Chúng ta cần hiểu một số trường trong email:

           To: địa chỉ email của người nhận hay nhóm người nhận. Với nhiều người nhận khác nhau, các địa chỉ email được ngăn cách bởi dấu phẩy. Chỉ nhập địa chỉ email của những người trực tiếp liên quan đến email này.

           Cc (Carbon Copy): địa chỉ email của người đồng nhận thư có liên quan để thông báo và không phải là đối tượng trực tiếp của email. Ví dụ khi một bạn đại diện cho nhóm muốn trao đổi với thầy nhưng muốn các bạn khác trong nhóm cũng biết nội dung trao đổi này. Trong trường hợp này các em có thể "cc" cho các bạn trong nhóm bằng cách nhập địa chỉ email của các bạn trong trường này.

          Bcc (Blind Carbon Copy): nhập địa chỉ email của người mà các em muốn họ cũng biết về nội dung cuộc trao đổi nhưng không cho người được gửi trong trường To và Cc biết.

           Subject: Chủ đề chính (thông điệp) của email

           Forward: chuyển tiếp thư. Sử dụng khi muốn chuyển một email nhận được cho một người khác.

           Reply: gửi trả lời. Sử dụng để trả lời một email nhận được.

          Gmail là webmail có số người sử dụng lớn với dung lượng lưu trữ lớn, tốc độ truy nhập nhanh và nhiều tiện ích. Thầy lấy Gmail làm ví dụ trình bày, các em cũng có thể sử dụng các webmail khác như yahoo mail, hotmail v.v.

          Việc nhớ địa chỉ email là khó khăn và thực tế cũng không cần thiết. Với Gmail, chỉ cần nhập địa chỉ một lần, những lần sau chỉ cần gõ tên người gửi hoặc một vài ký tự của địa chỉ trong trường To, Cc, Bcc, Gmail sẽ liệt kê danh sách liên hệ để lựa chọn. Để Gmail tự động làm được điều này, trong mục Contact (Danh sách liên hệ), nhấn New Contact (Địa chỉ liên hệ mới), Gmail sẽ hiện ra một cửa sổ cho phép nhập tên của người cần liên lạc và các trường tương ứng như địa chỉ email, số điện thoại, v.v. Tất nhiên ta không phải điền tất cả các thông tin mà chỉ cần điền các thông tin mà ta muốn ghi nhớ về người cần liên lạc. Mục Contact cũng là nơi rất tốt để lưu giữ và lấy lại các thông tin về những người mà ta liên hệ trong trường hợp mất điện thoại hoặc sổ lưu thông tin.
           Tìm kiếm thông tin trong hộp thư cũng là kỹ năng cần thiết. Với một số lượng email lớn mà ta lại cần tìm lại một email nào đó để lấy thông tin, việc lục tìm thủ công sẽ rất mất nhiều thời gian. Google cho phép tìm kiếm các email nếu ta biết một số thông tin liên quan đến email. Ví dụ, để tìm thông tin về những email của người gửi có địa chỉ email nguyenvana@gmail.com, trong trường tìm kiếm ta có thể viết: from: nguyenvana@gmail.com, Gmail sẽ liệt kê tất cả các email có xuất xứ từ địa chỉ mail này. Tương tự như vậy, có thể sử dụng các từ khóa để lọc thư khác như to  để tìm kiếm những email gửi trực tiếp đến địa chỉ email nào đó. Nếu không có các thông tin này, ta cũng có thể nhập các từ khóa liên quan đến email để Gmail tìm kiếm.

           Email là một hình thức giao tiếp. Khác với trao đổi trực tiếp tại đó hai người có thể trao đổi, giải thích để truyền đạt thông tin, có thể hiểu được vấn đề thông qua cử chỉ, lời nói, hành động, việc trao đổi bằng email chỉ qua từ ngữ. Do đó khi viết email từ ngữ cần chọn lựa để truyền đạt được đúng  và đủ ý. Qua email cũng phần nào phản ánh trình độ, văn hóa của người viết.

          Một email thường có chủ đề (subject), lời chào (thông thường như Kính gửi, trân trọng, kính thư v.v.), và nội dung email.

Một lưu ý khi viết email là viết không quá dài, viết dài rất khó khăn cho người đọc và thậm chí có thể bị bỏ qua.

         Chủ đề (subject): mục đích của chủ đề là nêu thông điệp chính của email làm cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung. Chủ đề cần viết ngắn gọn nói lên nội dung chính của email. Các em không nên bỏ trống trường này (no subject), cần suy nghĩ về mục đích chính của email để người nhận nắm bắt nhanh được vấn đề mà email đề cập. Chủ đề không nên là các cụm từ kiểu như "cần gấp", "quan trọng", v.v sẽ gây phản cảm cho người nhận và có thể sẽ không bao giờ được trả lời.

          Font chữ: nên sử dụng bảng mã unicode để có thể hiện thị trên phần lớn các máy. Nên gõ tiếng Việt có dấu để tránh hiểu sai và gây khó khăn cho người đọc. Không nên viết chữ hoa toàn bộ email.

         Chính tả: sau khi viết các em cần kiểm tra chính tả trước khi gửi. Nhiều em không để ý đến chính tả nên email có nhiều lỗi gây mất thiện cảm với người đọc.

         Ngữ pháp: để truyền đạt thông tin rõ ràng, không bị hiểu sai lệch các em cần chú ý đến ngữ pháp, sử dụng dấu câu hợp lý.

        Từ ngữ: một số em không để ý phân biệt cách viết một email trang trọng với một email gửi cho bạn bè thân mật. Khi viết các email trang trọng, các em cần tránh sử dụng những từ lóng, tránh sử dụng ngôn ngữ chat. Việc sử dụng các từ ngữ không thích hợp có thể gây cảm giác rằng người viết thiếu nghiêm túc.

         Nhấn mạnh: một số từ quan trọng có thể in đậm, gạch chân hoặc viết chữ hoa để người đọc chú ý.

         Khi lần đầu gửi email cho một người, cần giới thiệu một số thông tin cá nhân để người nhận email biết được mình đang trao đổi với ai. Do đặc tính nặc danh của môi trường mạng, các địa chỉ email khó cho biết được chính xác thông tin về người gửi email, do đó cần cung cấp một số thông tin cá nhân ví dụ như tên, lớp hay mối quan hệ giữa người gửi và người nhận để người nhận biết được đang trao đổi với ai. Để không mất nhiều thời gian giới thiệu bản thân, các em có thể sử dụng chữ ký (một phần thông tin đi kèm phần dưới email) tại đó  ghi một số thông tin tóm tắt như họ tên, công việc và địa chỉ liên lạc.

Sử dụng phần mềm TeamViewer hỗ trợ học tập từ xa

                Thầy đã giới thiệu đến các em một số phần mềm hữu ích trong việc học tập. Hôm nay, thầy tiếp tục giới thiệu phần mềm truy cập từ xa và hỗ trợ qua internet TeamViewer.
               Trong quá trình học tập, một số sinh viên  thường gặp phải các lỗi khi mới bắt đầu sử dụng các phần mềm. Do mới bắt đầu học nên các em rất khó khăn để biết lỗi là gì, nguyên nhân và cách sửa lỗi như thế nào. Các em rất dễ chán nản và bỏ cuộc nếu không được giúp đỡ kịp thời. Tuy nhiên, việc các em hỏi và được trả lời qua email hoặc gặp thầy để trao đổi cũng khó khăn do nguyên nhân lỗi đa dạng, khó có thể "bắt bệnh qua thư" được. Nếu được giúp đỡ trực tiếp ngay trên máy tính của mình sẽ giúp các em nhanh chóng vượt qua những khó khăn ban đầu và tìm thấy sự hứng thú với môn học. Sử dụng TeamViewer là một giải pháp hữu ích cho công việc này.
               TeamViewer là một phần mềm cho phép truy nhập máy tính từ xa và hỗ trợ qua internet. TeamViewer miễn phí cho các mục đích sử dụng phi thương mại. Có thể hiểu chức năng của phần mềm này đơn giản như sau. Khi các em gặp một lỗi trên máy tính, không biết giải quyết thế nào, các em có thể nhờ một ai đó hiểu biết vấn đề giúp đỡ. Tuy nhiên, người giúp đỡ lại ở xa không thể ngồi trực tiếp trước máy tính của em để quan sát, tìm và sửa lỗi được. Lúc này, TeamViewer sẽ cho phép người giúp đỡ có thể ngồi ở máy tính của họ để truy nhập và sử dụng máy tính của em như thể đang ngồi trước máy tính của em vậy. Như vậy, em có thể quan sát các thao tác mà người giúp đỡ thực hiện trên máy tính của mình như thể họ đang ngồi cạnh mình. Em cũng có thể sử dụng tính năng chat của TeamViewer để trao đổi với người giúp đỡ.
               Tất nhiên các em cũng không phải lo lắng nhiều về việc các thông tin trên máy tính bị truy nhập mà không được phép bởi vì mọi thao tác của người giúp đỡ em có thể quan sát trực tiếp trên màn hình. Hơn nữa, chỉ khi có password của TeamViewer do em cung cấp họ mới có thể truy nhập được, nghĩa là sau khi thoát khỏi TeamViewer thì người khác không thể truy nhập từ xa vào máy tính của em được.
               Cách sử dụng TeamViewer khá đơn giản. Yêu cầu trước tiên là cả hai máy tính cần được kết nối Internet. Tiếp theo, cả hai người (người giúp đỡ và người được giúp đỡ) đều phải cài đặt phần mềm TeamViewer cùng phiên bản trên máy tính của mình (nên download và cài đặt phiên bản mới nhất). Để bắt đầu hỗ trợ từ xa, hai người khởi động phần mềm TeamViewer, TeamViewer sẽ cung cấp một số ID và Pass tự động. Để người giúp đỡ có thể truy nhập vào máy tính của người cần giúp đỡ, người cần giúp đỡ phải gửi (bằng tin nhắn điện thoại hoặc chat) số ID và Password (do TeamViewer cung cấp khi khởi động bên góc trái giao diện) của mình cho người giúp đỡ. Với ID và Password này, người giúp đỡ sẽ đăng nhập và có thể thao tác trên máy tính của người được giúp đỡ.
Địa chỉ download phần mềm TeamViewer: http://www.teamviewer.com/vi/index.aspx

Giao diện phần mềm TeamViewer khi khởi động

Đồng bộ và chia sẻ tài liệu với Dropbox

Tôi có một máy tính để bàn ở nhà, một máy tính xách tay và một máy tính ở bộ môn. Trước đây, khi soạn thảo một tài liệu trên máy tính ở nhà muốn soạn thảo tiếp ở bộ môn hoặc trên máy tính xách tay tôi phải dùng ổ USB để copy tài liệu từ máy này sang máy kia. Điều này trở nên bất tiện vì nhiều lúc không rõ bản nào là bản mình chỉnh sửa gần nhất. Hôm nào quên không copy vào USB thì không biết đã viết đến đâu, hơn nữa luôn phải có một USB bên mình. Cùng với sự phát triển của Internet, điều phiền toái này đã được giải quyết. Các phần mềm hỗ trợ đồng bộ dữ liệu ra đời như LiveMesh, SugarSync, Dropbox đã giúp tôi dễ dàng đồng bộ dữ liệu. Để sử dụng phần mềm này, ta cần cài đặt và tạo ra một tài khoản (các tài khoản với dung lượng nhỏ thường được cho miễn phí) và tất nhiên các máy phải được nối mạng internet. Có thể hiểu đơn giản quá trình đồng bộ dữ liệu sẽ diễn ra như sau: khi có một file (tài liệu, phần mềm, âm nhạc v.v) được lưu trên máy tính, file này được tự động gửi lên một server trung gian, nếu file trên máy tính được chỉnh sửa mới hơn thì file trên server sẽ được cập nhật cho giống với file trên máy tính và ngược lại. Khi sử dụng một máy tính khác, đăng nhập vào tài khoản của phần mềm đồng bộ dữ liệu, phần mềm này lại tự động tìm kiếm, so sánh nội dung các file trên server với các file trên máy tính này để cập nhật nội dung file mới nhất. Ví dụ, trên máy tính để bàn ở nhà tôi đang soạn thảo file "BaiGiangViXuLy.doc", file này được tự động cập nhật lên server. Khi đến bộ môn, mở máy và đăng nhập vào cùng tài khoản thì file "BaiGiangViXuLy.doc" lại được tự động cập nhật từ server xuống máy tính ở bộ môn. Như vậy tôi luôn được làm việc với file mới nhất của mình mà không phải lo copy sang USB để mang theo. Quá trình cũng diễn ra tương tự với file soạn thảo ở máy bộ môn. Không chỉ vậy, khi làm việc với máy tính bất kỳ (không cần cài đặt phần mềm đồng bộ) tôi cũng có thể đăng nhập vào server để lấy file của mình xuống.

Giao diện đăng nhập và tạo tài khoản của Dropbox

Trước đây, tôi sử dụng LiveMesh để đồng bộ dữ liệu của mình. Sau này, phần mềm này không cho chạy trên các máy WindowXP mà chỉ chạy trên Win7. Phần mềm mà tôi lựa chọn thay thế là Dropbox. Có thể nói Dropbox là phần mềm đồng bộ dữ liệu rất dễ sử dụng. Nó cung cấp một tài khoản miễn phí 2Gbyte. Với phần mềm này ta tạo một tài khoản miễn phí, cài đặt, chọn vị trí đặt thư mục Dropbox trên ổ cứng.
Link tạo tài khoản và download tại đây: Dropbox Sau khi vào trang chủ này, nhập tên, địa chỉ email và password (lưu ý password các em đặt riêng để truy nhập vào tài khoản Dropbox, không phải password của email). Tích vào hộp "I agree to Dropbox Terms of Service". Nhấn vào nút Creat Account.

Một màn hình mới hiện ra hướng dẫn các bước cài đặt phần mềm. Đồng thời một thông báo để tải file xuống. Nhấp Save để chấp nhận tải file. Sau khi hoàn tất quá trình tải file, cần cài đặt file này. Làm theo các hướng dẫn của phần mềm để cài đặt chương trình dropbox trên máy.

Sau khi cài đặt xong, công việc của chúng ta đơn giản là muốn đồng bộ file hoặc thư mục nào thì copy file hoặc thư mục đó vào trong thư mục dropbox. Dropbox sẽ tự động đồng bộ tất cả các dữ liệu trong thư mục Dropbox lên server. Ở máy tính kia cũng cài đặt phần mềm Dropbox và đăng nhập với cùng tài khoản đã tạo ra ban đầu. Như vậy, tất cả nội dung giữa hai thư mục Dropbox trên hai máy tính sẽ được đồng bộ với nhau. Nghĩa là ta có thể làm việc trên 2 máy tính với cùng một file.
Một điều thú vị khác của Dropbox là có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu với bạn bè. Muốn chia sẻ tài liệu, phần mềm chỉ cần copy file này vào thư mục Public (được tạo sẵn trong thư mục Dropbox), nháy chuột phải lên file này, nháy vào "copy public link" trong menu ngữ cảnh Dropbox... Dán liên kết vừa lấy được vào mail gửi cho bạn bè là mọi người có thể tải file mà không cần attach file kèm theo mail hoặc upload lên một server khác.Tính năng này có lẽ rất hữu ích với các bạn sinh viên khi muốn chia sẻ tài liệu các môn học trong lớp.
Còn một số tính năng thú vị khác như khả năng backup tài liệu, các bạn có thể search từ khóa Dropbox để biết nhiều hơn về cách sử dụng.
Video hướng dẫn cài đặt và sử dụng dropbox: dong-bo-va-chia-se-du-lieu-voi-dropbox

Phần mềm quản lý tài liệu JabRef

Sử dụng JabRef trong quản lý tài liệu tham khảo và tạo file tài liệu tham khảo cho Latex và Word.
Link download: http://jabref.sourceforge.net/


JabRef là gì?
JabRef là một phần mềm mã nguồn mở với chức năng quản lý tài liệu bao gồm sách, báo, tạp chí v.v.
Quản lý như thế nào? JabRef cho phép nhập các thông tin về tài liệu như  tên, tác giả, năm xuất bản, v.v. cho phép người sử dụng ghi chú khi đọc tài liệu. JabRef cũng cho phép đường link đến các tài liệu đó nếu nó ở dạng file pdf, ps hoặc link đến địa chỉ website chứa tài liệu đó. Như vậy, người sử dụng có thể nhanh chóng truy nhập đến các tài liệu quan tâm trên máy tính hoặc trên web mà không phải tìm đến thư mục hoặc trang web để mở file. Điều này đặc biệt hữu ích khi số tài liệu, sách báo của ta nhiều, để ở những vị trí khác nhau trên máy tính.
Với tính năng quản lý tài liệu theo Group, người sử dụng có thể đặt một tài liệu vào nhiều groups khác nhau nhưng thực chất chỉ lưu một file gốc trên máy.
Tất nhiên, một điều lưu ý là ta phải có thói quen khi có một tài liệu mới, hoặc đọc một tài liệu mới thì phải ghi các thông tin của tài liệu để JabRef quản lý. Hơn nữa, sau khi đã cung cấp cho JabRef thông tin về vị trí tài liệu thì không được thay đổi vị trí của tài liệu cũng như tên, nếu không JabRef sẽ không thể quản lý được file đó.
Ngoài chức năng quản lý tài liệu, JabRef tạo ra file tài liệu tham khảo BibTex để sử dụng trong quá trình viết báo cáo. Điều này rất hữu ích khi sử dụng Latex cũng như Word, khi số lượng tài liệu tham khảo lớn mà ta không mụốn phải đưa vào một cách thủ công.



Cài đặt JabRef trong Windows?
Vào trang chủ http://jabref.sourceforge.net/ để tải phiên bản mới nhất của Rabref để cài đặt. Quá trình cài đặt bình thường như các chương trình khác. Nếu trên máy đã có sẵn java, chương trình đã sẵn sàng hoạt động. Nếu không có java, chương trình sẽ báo lỗi khởi động và yêu cầu cài đặt java. Ta tải phần mềm java để cài đặt.


Sử dụng JabRef?
Trên diễn đàn giaovien.net đã có một tài liệu tiếng Việt hướng dẫn cách sử dụng cơ bản JabRef.
Nhập thông tin cho tài liệu: Khi nhập thông tin tài liệu, ta phải chỉ rõ cho Jabref biết đó là book, journal article, conference paper, masterthesis, doctorthesis, booklet v.v.Thông thường, để nhập thông tin cho một tài liệu, ta phải nhập thủ công từng trường như title, author,v.v. Tuy nhiên, một số trang web cung cấp luôn cả file bibTex, ta chỉ việc chép file này vào BibTex Source thì các trường sẽ được tự động quy chiếu từ file này ra. Cụ thể, trong scholar.google.com ta vào phần tùy chọn scholar, trong "trình quản lý danh mục", chọn "Hiển thị các liên kết để nhập lời trích dẫn vào" BibTex.  Như vậy, khi tìm kiếm một tài liệu, scholar.google.com sẽ hiển thị thêm "Nhập vào BibTex", nhấp vào link này, copy file BibTex và paste vào BibTex Source trong JabRef là ok.


Quản lý tài liệu theo nhóm trong JabRef?
Trong quá trình đọc tài liệu, do số lượng tài liệu lớn, để dễ tra cứu, ta có thể phân chia tài liệu vào các nhóm. Như vậy, khi muốn tra cứu tài liệu nào, ta có thể đến nhanh nhóm đó để tra cứu, không mất nhiều thời gian để tìm vị trí tài liệu.
JabRef cho phép quản lý tài liệu theo nhóm. Mỗi khi nhấn vào một nhóm tài liệu, tất cả các tài liệu trong nhóm sẽ sáng, và sắp xếp lên phía trên cửa sổ duyệt, các tài liệu không thuộc nhóm sẽ có màu xám và nằm phía dưới danh sách. Như vậy, việc tìm kiếm tài liệu sẽ dễ dàng hơn.
Thao tác: Để hiển thị nhóm, ta vào View>Toggle Groups Interface. Cửa sổ nhóm sẽ hiện ra bên phái tay trái. 
Để thêm vào nhóm mới, ta nháy chuột phải trên dòng All entries, menu tình huống xuất hiện, ta nhấn Add Subgroups. Một cửa sổ mới xuất hiện, cho phép đặt tên nhóm.
Để ẩn các tài liệu không thuộc nhóm, vào Setting>Hide non-hits

Để đưa tài liệu vào một nhóm, có nhiều cách, thông thường sau khi nhập thông tin về tài liệu ta nháy chuột phải lên tài liệu, trong menu ngữ cảnh, ta add to group, rồi chọn group cần đưa tài liệu vào.                         


Tìm kiếm tài liệuTa có thể sắp xếp tài liệu theo trường ví dụ theo tên tác giả, tên tài liệu bằng cách nhấn vào thanh tiêu đề của cột tương ứng.
Để tìm kiếm tài liệu đã nhập vào trong Jabref, ta cho hiển thị thanh tìm kiếm (Ctr+F), gõ tên tài liệu hoặc tác giả vào và nhấn Enter để tìm kiếm.
Thông thường, trước khi thêm vào một tài liệu vào cơ sở dữ liệu ta nên tìm kiếm xem tài liệu đã được nhập vào cơ sở dữ liệu chưa bằng cách tìm kiếm tên tài liệu hoặc tác giả.


JabRef tạo file bibtex cho tham khảo
Có thể kết hợp JabRef để tạo tài liệu tham khảo rất tốt. Trong các báo cáo, papers, journal, sách,v.v. thì việc liệt kê danh mục tài liệu tham khảo là bắt buộc. Trong word việc này được thực hiện bằng một trình quản lý tài liệu tham khảo khá tiện lợi. Trong Latex, để tạo danh sách tài liệu tham khảo, ta chỉ cần include file .bib do JabRef tạo ra trong phần tài liệu tham khảo. Mỗi khi tham khảo đến một tài liệu, ta chỉ cần \cite{mã tài liệu} ở vị trí cần trích dẫn là Latex tự động chèn số và thông tin tài liệu tham khảo vào. 
Như vậy, việc kết hợp JabRef để quản lý tài liệu tham khảo với Latex để soạn thảo và trích dẫn tài liệu tham khảo rất dễ dàng, tự động.


Có thể sử dụng file .bib trong Word?
Có thể sử dụng file .bib trong Word để làm tài liệu tham khảo. Tuy nhiên, phải dùng một chương trình để nhúng vào word mới có thể sử dụng được. Chương trình có tên là Bibtex4Word. Cách sử dụng chương trình này có thể tham khảo tại http://www.medicalnerds.com/how-to-use-jabrefbibtex-with-microsoft-word-2003/


Đối với Word 2007
Trong trường hợp đang sử dụng Word 2007, có thể export trực tiếp từ JabRef sang file *.xml để sử dụng. Các bước làm như sau:
Trong JabRef:
1. Chọn các tài liệu cần tham khảo
2. Vào File>Export. Một cửa sổ hiện ra, trong file of types cần export là MS Office 2007(*.xml). Đặt tên file và chọn đường dẫn rồi Ok.
Nếu muốn Word 2007 tự động load References khi khởi động thì copy file tạo được vào đường dẫn và thay thế file Sources.xml của word 2007 bằng file vừa tạo được (lưu ý file Sources.xml chứa các thông tin về tài liệu tham khảo, nếu đã chứa sẵn các thông tin thì việc ghi đè sẽ làm mất các thông tin trước đó).
Trong Word 2007
1. Chọn References>Manager Sources. Một cửa sổ hiện ra, chọn Browse rồi chỉ đến file vừa tạo trong JabRef.
2. Các công việc khác tiến hành bình thường như vẫn làm trong word.
Một số định dạng tài liệu tham khảo bổ xung cho word 2007 có thể download và xem hướng dẫn sử dụng tại: http://bibword.codeplex.com/wikipage?title=Styles&referringTitle=Home
Ghi file tải vào thư mục:
C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Bibliography\Style
Một số tính năng nâng cao
Để sắp xếp tài liệu trong quá trình tìm kiếm theo một thứ tự ưu tiên nhất định, trong trường liệt kê tương ứng chỉ cần nhấn chuột trái vào header của từng trừng

MindMap và MindManager

Một trong những phần mềm mà tôi sử dụng thường xuyên mỗi khi bật máy tính là MindManager.  Phần mềm được tôi sử dụng để ghi chép, tổ chức thông tin trong việc đọc tài liệu, lập kế hoạch công việc, quản lý tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu v.v. Với việc sử dụng MindManager, tôi dễ dàng hơn trong việc tổng hợp kiến thức đã đọc, viết báo cáo và quản lý công việc. Tôi cho rằng, đây là một phần mềm mà các bạn sinh viên nên sử dụng trong việc học tập của mình.

 MindManager hoạt động dựa trên ý tưởng bản đồ tư duy MindMap. Bản đồ tư duy hoạt động trên nguyên tắc sử dụng sức mạnh về khả năng nhớ hình ảnh của não.  Các nghiên cứu chỉ ra rằng, não trái và não phải của con người có chức năng khác nhau. Trong khi não trái phù hợp với các hoạt động logic thì não phải lại phù hợp với các hoạt động có tính tưởng tượng như vẽ và âm nhạc. MindMap thể hiện nguyên tắc hoạt động của bộ não là không tuyến tính, khắc phục cách ghi chép thông thường là tuyến tính, tận dụng sức mạnh về khả năng ghi nhớ hình ảnh và màu sắc của não phải kết hợp với tư duy logic của não trái. MindMap được TonyBuzan sáng tạo  và phổ biến, nó được áp dụng nhiều trong học tập, ghi chép, quản lý, xây dựng chiến lược v.v. Có thể nói, mindmap tìm được môi trường ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực. 

MindMap sử dụng công cụ hình ảnh, màu sắc, từ khóa, liên kết để thể hiện vấn đề, làm cho vấn đề trở nên trực quan và có tổ chức. Nguyên tắc cơ bản của MindMap là sử dụng hình vẽ, màu sắc, thứ tự dạng cây để thể hiện ý tưởng. Ở trung tâm hình vẽ là chủ đề chính, các chủ đề con được phát triển từ chủ đề chính bằng các đường dạng cây. Các chủ đề được phát triển theo chiều kim đồng hồ, bắt đầu từ bên trái và mở rộng dần ra. Các ý lớn gần chủ đề trung tâm hơn, các ý nhỏ được phát triển ra từ các ý lớn. Các chủ đề được viết dưới dạng từ khóa. Khuyến khích sử dụng màu sắc và hình ảnh để thể hiện ý tưởng. 

MindManager có thời gian phát triển trên 10 năm và vẫn đang được tiếp tục phát triển. MindManager chạy trên các hệ điều hành Windows và Mac OS. Trang chủ: http://www.mindjet.com

MindManager phát triển trên ý tưởng cơ bản của của MindMap. Tuy nhiên, MindManager hỗ trợ rất nhiều các tính năng mới, làm MindMap trở nên mạnh mẽ. MindManager cho phép liên kết đến các tài liệu, thư mục, địa chỉ web v.v. và do đó chỉ cần mở một file MindMap có thể mở được tất cả các thông tin liên quan. MindManager cũng cho phép liên kết với các chương trình Office của Microsofts, cho phép xuất bản đồ ra thành dạng word, powerpoint, pdf, ảnh v.v. Đặc biệt MindManager còn liên kết với Outlook, cho phép đặt lịch hẹn, task và đồng bộ giữa hai chương trình này.