Sử dụng email

            Email đang được sử dụng rộng rãi trong công việc, học tập. Email có những ưu điểm như sự tiện lợi, nhanh chóng. Với sinh viên, các kỹ năng sử dụng, viết email là cần thiết trong học tập để trao đổi với các thầy và các bạn. Tuy nhiên, chúng ta thường không được dạy cách thức viết email thế nào. Khác với viết thư tay, email hoạt động trong môi trường điện tử và có những đặc thù riêng, chính vì thế viết email cũng có những điểm riêng. Trong bài viết này, thầy sẽ giới thiệu với các em các kỹ năng cần thiết khi sử dụng email (cụ thể là Gmail) cũng như cách thức viết email. Trong phần đầu thầy sẽ giới thiệu về cách sử dụng Gmail sao cho hiệu quả và phần sau sẽ trình bày về những lưu ý khi viết email.

           Để gửi email, trước tiên các em cần biết địa chỉ email của người nhận. Các phần của một địa chỉ email bao gồm: tên_email_@_tên miền. Ví dụ: nguyenvana@gmail.com.
          Để trao đổi nghiêm túc với thầy và sử dụng trong công việc, việc đặt tên email nên sử dụng tên cá nhân và một vài ký tự.

            Chúng ta cần hiểu một số trường trong email:

           To: địa chỉ email của người nhận hay nhóm người nhận. Với nhiều người nhận khác nhau, các địa chỉ email được ngăn cách bởi dấu phẩy. Chỉ nhập địa chỉ email của những người trực tiếp liên quan đến email này.

           Cc (Carbon Copy): địa chỉ email của người đồng nhận thư có liên quan để thông báo và không phải là đối tượng trực tiếp của email. Ví dụ khi một bạn đại diện cho nhóm muốn trao đổi với thầy nhưng muốn các bạn khác trong nhóm cũng biết nội dung trao đổi này. Trong trường hợp này các em có thể "cc" cho các bạn trong nhóm bằng cách nhập địa chỉ email của các bạn trong trường này.

          Bcc (Blind Carbon Copy): nhập địa chỉ email của người mà các em muốn họ cũng biết về nội dung cuộc trao đổi nhưng không cho người được gửi trong trường To và Cc biết.

           Subject: Chủ đề chính (thông điệp) của email

           Forward: chuyển tiếp thư. Sử dụng khi muốn chuyển một email nhận được cho một người khác.

           Reply: gửi trả lời. Sử dụng để trả lời một email nhận được.

          Gmail là webmail có số người sử dụng lớn với dung lượng lưu trữ lớn, tốc độ truy nhập nhanh và nhiều tiện ích. Thầy lấy Gmail làm ví dụ trình bày, các em cũng có thể sử dụng các webmail khác như yahoo mail, hotmail v.v.

          Việc nhớ địa chỉ email là khó khăn và thực tế cũng không cần thiết. Với Gmail, chỉ cần nhập địa chỉ một lần, những lần sau chỉ cần gõ tên người gửi hoặc một vài ký tự của địa chỉ trong trường To, Cc, Bcc, Gmail sẽ liệt kê danh sách liên hệ để lựa chọn. Để Gmail tự động làm được điều này, trong mục Contact (Danh sách liên hệ), nhấn New Contact (Địa chỉ liên hệ mới), Gmail sẽ hiện ra một cửa sổ cho phép nhập tên của người cần liên lạc và các trường tương ứng như địa chỉ email, số điện thoại, v.v. Tất nhiên ta không phải điền tất cả các thông tin mà chỉ cần điền các thông tin mà ta muốn ghi nhớ về người cần liên lạc. Mục Contact cũng là nơi rất tốt để lưu giữ và lấy lại các thông tin về những người mà ta liên hệ trong trường hợp mất điện thoại hoặc sổ lưu thông tin.
           Tìm kiếm thông tin trong hộp thư cũng là kỹ năng cần thiết. Với một số lượng email lớn mà ta lại cần tìm lại một email nào đó để lấy thông tin, việc lục tìm thủ công sẽ rất mất nhiều thời gian. Google cho phép tìm kiếm các email nếu ta biết một số thông tin liên quan đến email. Ví dụ, để tìm thông tin về những email của người gửi có địa chỉ email nguyenvana@gmail.com, trong trường tìm kiếm ta có thể viết: from: nguyenvana@gmail.com, Gmail sẽ liệt kê tất cả các email có xuất xứ từ địa chỉ mail này. Tương tự như vậy, có thể sử dụng các từ khóa để lọc thư khác như to  để tìm kiếm những email gửi trực tiếp đến địa chỉ email nào đó. Nếu không có các thông tin này, ta cũng có thể nhập các từ khóa liên quan đến email để Gmail tìm kiếm.

           Email là một hình thức giao tiếp. Khác với trao đổi trực tiếp tại đó hai người có thể trao đổi, giải thích để truyền đạt thông tin, có thể hiểu được vấn đề thông qua cử chỉ, lời nói, hành động, việc trao đổi bằng email chỉ qua từ ngữ. Do đó khi viết email từ ngữ cần chọn lựa để truyền đạt được đúng  và đủ ý. Qua email cũng phần nào phản ánh trình độ, văn hóa của người viết.

          Một email thường có chủ đề (subject), lời chào (thông thường như Kính gửi, trân trọng, kính thư v.v.), và nội dung email.

Một lưu ý khi viết email là viết không quá dài, viết dài rất khó khăn cho người đọc và thậm chí có thể bị bỏ qua.

         Chủ đề (subject): mục đích của chủ đề là nêu thông điệp chính của email làm cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung. Chủ đề cần viết ngắn gọn nói lên nội dung chính của email. Các em không nên bỏ trống trường này (no subject), cần suy nghĩ về mục đích chính của email để người nhận nắm bắt nhanh được vấn đề mà email đề cập. Chủ đề không nên là các cụm từ kiểu như "cần gấp", "quan trọng", v.v sẽ gây phản cảm cho người nhận và có thể sẽ không bao giờ được trả lời.

          Font chữ: nên sử dụng bảng mã unicode để có thể hiện thị trên phần lớn các máy. Nên gõ tiếng Việt có dấu để tránh hiểu sai và gây khó khăn cho người đọc. Không nên viết chữ hoa toàn bộ email.

         Chính tả: sau khi viết các em cần kiểm tra chính tả trước khi gửi. Nhiều em không để ý đến chính tả nên email có nhiều lỗi gây mất thiện cảm với người đọc.

         Ngữ pháp: để truyền đạt thông tin rõ ràng, không bị hiểu sai lệch các em cần chú ý đến ngữ pháp, sử dụng dấu câu hợp lý.

        Từ ngữ: một số em không để ý phân biệt cách viết một email trang trọng với một email gửi cho bạn bè thân mật. Khi viết các email trang trọng, các em cần tránh sử dụng những từ lóng, tránh sử dụng ngôn ngữ chat. Việc sử dụng các từ ngữ không thích hợp có thể gây cảm giác rằng người viết thiếu nghiêm túc.

         Nhấn mạnh: một số từ quan trọng có thể in đậm, gạch chân hoặc viết chữ hoa để người đọc chú ý.

         Khi lần đầu gửi email cho một người, cần giới thiệu một số thông tin cá nhân để người nhận email biết được mình đang trao đổi với ai. Do đặc tính nặc danh của môi trường mạng, các địa chỉ email khó cho biết được chính xác thông tin về người gửi email, do đó cần cung cấp một số thông tin cá nhân ví dụ như tên, lớp hay mối quan hệ giữa người gửi và người nhận để người nhận biết được đang trao đổi với ai. Để không mất nhiều thời gian giới thiệu bản thân, các em có thể sử dụng chữ ký (một phần thông tin đi kèm phần dưới email) tại đó  ghi một số thông tin tóm tắt như họ tên, công việc và địa chỉ liên lạc.