Phần mềm quản lý tài liệu JabRef

Sử dụng JabRef trong quản lý tài liệu tham khảo và tạo file tài liệu tham khảo cho Latex và Word.
Link download: http://jabref.sourceforge.net/


JabRef là gì?
JabRef là một phần mềm mã nguồn mở với chức năng quản lý tài liệu bao gồm sách, báo, tạp chí v.v.
Quản lý như thế nào? JabRef cho phép nhập các thông tin về tài liệu như  tên, tác giả, năm xuất bản, v.v. cho phép người sử dụng ghi chú khi đọc tài liệu. JabRef cũng cho phép đường link đến các tài liệu đó nếu nó ở dạng file pdf, ps hoặc link đến địa chỉ website chứa tài liệu đó. Như vậy, người sử dụng có thể nhanh chóng truy nhập đến các tài liệu quan tâm trên máy tính hoặc trên web mà không phải tìm đến thư mục hoặc trang web để mở file. Điều này đặc biệt hữu ích khi số tài liệu, sách báo của ta nhiều, để ở những vị trí khác nhau trên máy tính.
Với tính năng quản lý tài liệu theo Group, người sử dụng có thể đặt một tài liệu vào nhiều groups khác nhau nhưng thực chất chỉ lưu một file gốc trên máy.
Tất nhiên, một điều lưu ý là ta phải có thói quen khi có một tài liệu mới, hoặc đọc một tài liệu mới thì phải ghi các thông tin của tài liệu để JabRef quản lý. Hơn nữa, sau khi đã cung cấp cho JabRef thông tin về vị trí tài liệu thì không được thay đổi vị trí của tài liệu cũng như tên, nếu không JabRef sẽ không thể quản lý được file đó.
Ngoài chức năng quản lý tài liệu, JabRef tạo ra file tài liệu tham khảo BibTex để sử dụng trong quá trình viết báo cáo. Điều này rất hữu ích khi sử dụng Latex cũng như Word, khi số lượng tài liệu tham khảo lớn mà ta không mụốn phải đưa vào một cách thủ công.



Cài đặt JabRef trong Windows?
Vào trang chủ http://jabref.sourceforge.net/ để tải phiên bản mới nhất của Rabref để cài đặt. Quá trình cài đặt bình thường như các chương trình khác. Nếu trên máy đã có sẵn java, chương trình đã sẵn sàng hoạt động. Nếu không có java, chương trình sẽ báo lỗi khởi động và yêu cầu cài đặt java. Ta tải phần mềm java để cài đặt.


Sử dụng JabRef?
Trên diễn đàn giaovien.net đã có một tài liệu tiếng Việt hướng dẫn cách sử dụng cơ bản JabRef.
Nhập thông tin cho tài liệu: Khi nhập thông tin tài liệu, ta phải chỉ rõ cho Jabref biết đó là book, journal article, conference paper, masterthesis, doctorthesis, booklet v.v.Thông thường, để nhập thông tin cho một tài liệu, ta phải nhập thủ công từng trường như title, author,v.v. Tuy nhiên, một số trang web cung cấp luôn cả file bibTex, ta chỉ việc chép file này vào BibTex Source thì các trường sẽ được tự động quy chiếu từ file này ra. Cụ thể, trong scholar.google.com ta vào phần tùy chọn scholar, trong "trình quản lý danh mục", chọn "Hiển thị các liên kết để nhập lời trích dẫn vào" BibTex.  Như vậy, khi tìm kiếm một tài liệu, scholar.google.com sẽ hiển thị thêm "Nhập vào BibTex", nhấp vào link này, copy file BibTex và paste vào BibTex Source trong JabRef là ok.


Quản lý tài liệu theo nhóm trong JabRef?
Trong quá trình đọc tài liệu, do số lượng tài liệu lớn, để dễ tra cứu, ta có thể phân chia tài liệu vào các nhóm. Như vậy, khi muốn tra cứu tài liệu nào, ta có thể đến nhanh nhóm đó để tra cứu, không mất nhiều thời gian để tìm vị trí tài liệu.
JabRef cho phép quản lý tài liệu theo nhóm. Mỗi khi nhấn vào một nhóm tài liệu, tất cả các tài liệu trong nhóm sẽ sáng, và sắp xếp lên phía trên cửa sổ duyệt, các tài liệu không thuộc nhóm sẽ có màu xám và nằm phía dưới danh sách. Như vậy, việc tìm kiếm tài liệu sẽ dễ dàng hơn.
Thao tác: Để hiển thị nhóm, ta vào View>Toggle Groups Interface. Cửa sổ nhóm sẽ hiện ra bên phái tay trái. 
Để thêm vào nhóm mới, ta nháy chuột phải trên dòng All entries, menu tình huống xuất hiện, ta nhấn Add Subgroups. Một cửa sổ mới xuất hiện, cho phép đặt tên nhóm.
Để ẩn các tài liệu không thuộc nhóm, vào Setting>Hide non-hits

Để đưa tài liệu vào một nhóm, có nhiều cách, thông thường sau khi nhập thông tin về tài liệu ta nháy chuột phải lên tài liệu, trong menu ngữ cảnh, ta add to group, rồi chọn group cần đưa tài liệu vào.                         


Tìm kiếm tài liệuTa có thể sắp xếp tài liệu theo trường ví dụ theo tên tác giả, tên tài liệu bằng cách nhấn vào thanh tiêu đề của cột tương ứng.
Để tìm kiếm tài liệu đã nhập vào trong Jabref, ta cho hiển thị thanh tìm kiếm (Ctr+F), gõ tên tài liệu hoặc tác giả vào và nhấn Enter để tìm kiếm.
Thông thường, trước khi thêm vào một tài liệu vào cơ sở dữ liệu ta nên tìm kiếm xem tài liệu đã được nhập vào cơ sở dữ liệu chưa bằng cách tìm kiếm tên tài liệu hoặc tác giả.


JabRef tạo file bibtex cho tham khảo
Có thể kết hợp JabRef để tạo tài liệu tham khảo rất tốt. Trong các báo cáo, papers, journal, sách,v.v. thì việc liệt kê danh mục tài liệu tham khảo là bắt buộc. Trong word việc này được thực hiện bằng một trình quản lý tài liệu tham khảo khá tiện lợi. Trong Latex, để tạo danh sách tài liệu tham khảo, ta chỉ cần include file .bib do JabRef tạo ra trong phần tài liệu tham khảo. Mỗi khi tham khảo đến một tài liệu, ta chỉ cần \cite{mã tài liệu} ở vị trí cần trích dẫn là Latex tự động chèn số và thông tin tài liệu tham khảo vào. 
Như vậy, việc kết hợp JabRef để quản lý tài liệu tham khảo với Latex để soạn thảo và trích dẫn tài liệu tham khảo rất dễ dàng, tự động.


Có thể sử dụng file .bib trong Word?
Có thể sử dụng file .bib trong Word để làm tài liệu tham khảo. Tuy nhiên, phải dùng một chương trình để nhúng vào word mới có thể sử dụng được. Chương trình có tên là Bibtex4Word. Cách sử dụng chương trình này có thể tham khảo tại http://www.medicalnerds.com/how-to-use-jabrefbibtex-with-microsoft-word-2003/


Đối với Word 2007
Trong trường hợp đang sử dụng Word 2007, có thể export trực tiếp từ JabRef sang file *.xml để sử dụng. Các bước làm như sau:
Trong JabRef:
1. Chọn các tài liệu cần tham khảo
2. Vào File>Export. Một cửa sổ hiện ra, trong file of types cần export là MS Office 2007(*.xml). Đặt tên file và chọn đường dẫn rồi Ok.
Nếu muốn Word 2007 tự động load References khi khởi động thì copy file tạo được vào đường dẫn và thay thế file Sources.xml của word 2007 bằng file vừa tạo được (lưu ý file Sources.xml chứa các thông tin về tài liệu tham khảo, nếu đã chứa sẵn các thông tin thì việc ghi đè sẽ làm mất các thông tin trước đó).
Trong Word 2007
1. Chọn References>Manager Sources. Một cửa sổ hiện ra, chọn Browse rồi chỉ đến file vừa tạo trong JabRef.
2. Các công việc khác tiến hành bình thường như vẫn làm trong word.
Một số định dạng tài liệu tham khảo bổ xung cho word 2007 có thể download và xem hướng dẫn sử dụng tại: http://bibword.codeplex.com/wikipage?title=Styles&referringTitle=Home
Ghi file tải vào thư mục:
C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Bibliography\Style
Một số tính năng nâng cao
Để sắp xếp tài liệu trong quá trình tìm kiếm theo một thứ tự ưu tiên nhất định, trong trường liệt kê tương ứng chỉ cần nhấn chuột trái vào header của từng trừng