Đồng bộ và chia sẻ tài liệu với Dropbox

Tôi có một máy tính để bàn ở nhà, một máy tính xách tay và một máy tính ở bộ môn. Trước đây, khi soạn thảo một tài liệu trên máy tính ở nhà muốn soạn thảo tiếp ở bộ môn hoặc trên máy tính xách tay tôi phải dùng ổ USB để copy tài liệu từ máy này sang máy kia. Điều này trở nên bất tiện vì nhiều lúc không rõ bản nào là bản mình chỉnh sửa gần nhất. Hôm nào quên không copy vào USB thì không biết đã viết đến đâu, hơn nữa luôn phải có một USB bên mình. Cùng với sự phát triển của Internet, điều phiền toái này đã được giải quyết. Các phần mềm hỗ trợ đồng bộ dữ liệu ra đời như LiveMesh, SugarSync, Dropbox đã giúp tôi dễ dàng đồng bộ dữ liệu. Để sử dụng phần mềm này, ta cần cài đặt và tạo ra một tài khoản (các tài khoản với dung lượng nhỏ thường được cho miễn phí) và tất nhiên các máy phải được nối mạng internet. Có thể hiểu đơn giản quá trình đồng bộ dữ liệu sẽ diễn ra như sau: khi có một file (tài liệu, phần mềm, âm nhạc v.v) được lưu trên máy tính, file này được tự động gửi lên một server trung gian, nếu file trên máy tính được chỉnh sửa mới hơn thì file trên server sẽ được cập nhật cho giống với file trên máy tính và ngược lại. Khi sử dụng một máy tính khác, đăng nhập vào tài khoản của phần mềm đồng bộ dữ liệu, phần mềm này lại tự động tìm kiếm, so sánh nội dung các file trên server với các file trên máy tính này để cập nhật nội dung file mới nhất. Ví dụ, trên máy tính để bàn ở nhà tôi đang soạn thảo file "BaiGiangViXuLy.doc", file này được tự động cập nhật lên server. Khi đến bộ môn, mở máy và đăng nhập vào cùng tài khoản thì file "BaiGiangViXuLy.doc" lại được tự động cập nhật từ server xuống máy tính ở bộ môn. Như vậy tôi luôn được làm việc với file mới nhất của mình mà không phải lo copy sang USB để mang theo. Quá trình cũng diễn ra tương tự với file soạn thảo ở máy bộ môn. Không chỉ vậy, khi làm việc với máy tính bất kỳ (không cần cài đặt phần mềm đồng bộ) tôi cũng có thể đăng nhập vào server để lấy file của mình xuống.

Giao diện đăng nhập và tạo tài khoản của Dropbox

Trước đây, tôi sử dụng LiveMesh để đồng bộ dữ liệu của mình. Sau này, phần mềm này không cho chạy trên các máy WindowXP mà chỉ chạy trên Win7. Phần mềm mà tôi lựa chọn thay thế là Dropbox. Có thể nói Dropbox là phần mềm đồng bộ dữ liệu rất dễ sử dụng. Nó cung cấp một tài khoản miễn phí 2Gbyte. Với phần mềm này ta tạo một tài khoản miễn phí, cài đặt, chọn vị trí đặt thư mục Dropbox trên ổ cứng.
Link tạo tài khoản và download tại đây: Dropbox Sau khi vào trang chủ này, nhập tên, địa chỉ email và password (lưu ý password các em đặt riêng để truy nhập vào tài khoản Dropbox, không phải password của email). Tích vào hộp "I agree to Dropbox Terms of Service". Nhấn vào nút Creat Account.

Một màn hình mới hiện ra hướng dẫn các bước cài đặt phần mềm. Đồng thời một thông báo để tải file xuống. Nhấp Save để chấp nhận tải file. Sau khi hoàn tất quá trình tải file, cần cài đặt file này. Làm theo các hướng dẫn của phần mềm để cài đặt chương trình dropbox trên máy.

Sau khi cài đặt xong, công việc của chúng ta đơn giản là muốn đồng bộ file hoặc thư mục nào thì copy file hoặc thư mục đó vào trong thư mục dropbox. Dropbox sẽ tự động đồng bộ tất cả các dữ liệu trong thư mục Dropbox lên server. Ở máy tính kia cũng cài đặt phần mềm Dropbox và đăng nhập với cùng tài khoản đã tạo ra ban đầu. Như vậy, tất cả nội dung giữa hai thư mục Dropbox trên hai máy tính sẽ được đồng bộ với nhau. Nghĩa là ta có thể làm việc trên 2 máy tính với cùng một file.
Một điều thú vị khác của Dropbox là có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu với bạn bè. Muốn chia sẻ tài liệu, phần mềm chỉ cần copy file này vào thư mục Public (được tạo sẵn trong thư mục Dropbox), nháy chuột phải lên file này, nháy vào "copy public link" trong menu ngữ cảnh Dropbox... Dán liên kết vừa lấy được vào mail gửi cho bạn bè là mọi người có thể tải file mà không cần attach file kèm theo mail hoặc upload lên một server khác.Tính năng này có lẽ rất hữu ích với các bạn sinh viên khi muốn chia sẻ tài liệu các môn học trong lớp.
Còn một số tính năng thú vị khác như khả năng backup tài liệu, các bạn có thể search từ khóa Dropbox để biết nhiều hơn về cách sử dụng.
Video hướng dẫn cài đặt và sử dụng dropbox: dong-bo-va-chia-se-du-lieu-voi-dropbox

Phần mềm quản lý tài liệu JabRef

Sử dụng JabRef trong quản lý tài liệu tham khảo và tạo file tài liệu tham khảo cho Latex và Word.
Link download: http://jabref.sourceforge.net/


JabRef là gì?
JabRef là một phần mềm mã nguồn mở với chức năng quản lý tài liệu bao gồm sách, báo, tạp chí v.v.
Quản lý như thế nào? JabRef cho phép nhập các thông tin về tài liệu như  tên, tác giả, năm xuất bản, v.v. cho phép người sử dụng ghi chú khi đọc tài liệu. JabRef cũng cho phép đường link đến các tài liệu đó nếu nó ở dạng file pdf, ps hoặc link đến địa chỉ website chứa tài liệu đó. Như vậy, người sử dụng có thể nhanh chóng truy nhập đến các tài liệu quan tâm trên máy tính hoặc trên web mà không phải tìm đến thư mục hoặc trang web để mở file. Điều này đặc biệt hữu ích khi số tài liệu, sách báo của ta nhiều, để ở những vị trí khác nhau trên máy tính.
Với tính năng quản lý tài liệu theo Group, người sử dụng có thể đặt một tài liệu vào nhiều groups khác nhau nhưng thực chất chỉ lưu một file gốc trên máy.
Tất nhiên, một điều lưu ý là ta phải có thói quen khi có một tài liệu mới, hoặc đọc một tài liệu mới thì phải ghi các thông tin của tài liệu để JabRef quản lý. Hơn nữa, sau khi đã cung cấp cho JabRef thông tin về vị trí tài liệu thì không được thay đổi vị trí của tài liệu cũng như tên, nếu không JabRef sẽ không thể quản lý được file đó.
Ngoài chức năng quản lý tài liệu, JabRef tạo ra file tài liệu tham khảo BibTex để sử dụng trong quá trình viết báo cáo. Điều này rất hữu ích khi sử dụng Latex cũng như Word, khi số lượng tài liệu tham khảo lớn mà ta không mụốn phải đưa vào một cách thủ công.



Cài đặt JabRef trong Windows?
Vào trang chủ http://jabref.sourceforge.net/ để tải phiên bản mới nhất của Rabref để cài đặt. Quá trình cài đặt bình thường như các chương trình khác. Nếu trên máy đã có sẵn java, chương trình đã sẵn sàng hoạt động. Nếu không có java, chương trình sẽ báo lỗi khởi động và yêu cầu cài đặt java. Ta tải phần mềm java để cài đặt.


Sử dụng JabRef?
Trên diễn đàn giaovien.net đã có một tài liệu tiếng Việt hướng dẫn cách sử dụng cơ bản JabRef.
Nhập thông tin cho tài liệu: Khi nhập thông tin tài liệu, ta phải chỉ rõ cho Jabref biết đó là book, journal article, conference paper, masterthesis, doctorthesis, booklet v.v.Thông thường, để nhập thông tin cho một tài liệu, ta phải nhập thủ công từng trường như title, author,v.v. Tuy nhiên, một số trang web cung cấp luôn cả file bibTex, ta chỉ việc chép file này vào BibTex Source thì các trường sẽ được tự động quy chiếu từ file này ra. Cụ thể, trong scholar.google.com ta vào phần tùy chọn scholar, trong "trình quản lý danh mục", chọn "Hiển thị các liên kết để nhập lời trích dẫn vào" BibTex.  Như vậy, khi tìm kiếm một tài liệu, scholar.google.com sẽ hiển thị thêm "Nhập vào BibTex", nhấp vào link này, copy file BibTex và paste vào BibTex Source trong JabRef là ok.


Quản lý tài liệu theo nhóm trong JabRef?
Trong quá trình đọc tài liệu, do số lượng tài liệu lớn, để dễ tra cứu, ta có thể phân chia tài liệu vào các nhóm. Như vậy, khi muốn tra cứu tài liệu nào, ta có thể đến nhanh nhóm đó để tra cứu, không mất nhiều thời gian để tìm vị trí tài liệu.
JabRef cho phép quản lý tài liệu theo nhóm. Mỗi khi nhấn vào một nhóm tài liệu, tất cả các tài liệu trong nhóm sẽ sáng, và sắp xếp lên phía trên cửa sổ duyệt, các tài liệu không thuộc nhóm sẽ có màu xám và nằm phía dưới danh sách. Như vậy, việc tìm kiếm tài liệu sẽ dễ dàng hơn.
Thao tác: Để hiển thị nhóm, ta vào View>Toggle Groups Interface. Cửa sổ nhóm sẽ hiện ra bên phái tay trái. 
Để thêm vào nhóm mới, ta nháy chuột phải trên dòng All entries, menu tình huống xuất hiện, ta nhấn Add Subgroups. Một cửa sổ mới xuất hiện, cho phép đặt tên nhóm.
Để ẩn các tài liệu không thuộc nhóm, vào Setting>Hide non-hits

Để đưa tài liệu vào một nhóm, có nhiều cách, thông thường sau khi nhập thông tin về tài liệu ta nháy chuột phải lên tài liệu, trong menu ngữ cảnh, ta add to group, rồi chọn group cần đưa tài liệu vào.                         


Tìm kiếm tài liệuTa có thể sắp xếp tài liệu theo trường ví dụ theo tên tác giả, tên tài liệu bằng cách nhấn vào thanh tiêu đề của cột tương ứng.
Để tìm kiếm tài liệu đã nhập vào trong Jabref, ta cho hiển thị thanh tìm kiếm (Ctr+F), gõ tên tài liệu hoặc tác giả vào và nhấn Enter để tìm kiếm.
Thông thường, trước khi thêm vào một tài liệu vào cơ sở dữ liệu ta nên tìm kiếm xem tài liệu đã được nhập vào cơ sở dữ liệu chưa bằng cách tìm kiếm tên tài liệu hoặc tác giả.


JabRef tạo file bibtex cho tham khảo
Có thể kết hợp JabRef để tạo tài liệu tham khảo rất tốt. Trong các báo cáo, papers, journal, sách,v.v. thì việc liệt kê danh mục tài liệu tham khảo là bắt buộc. Trong word việc này được thực hiện bằng một trình quản lý tài liệu tham khảo khá tiện lợi. Trong Latex, để tạo danh sách tài liệu tham khảo, ta chỉ cần include file .bib do JabRef tạo ra trong phần tài liệu tham khảo. Mỗi khi tham khảo đến một tài liệu, ta chỉ cần \cite{mã tài liệu} ở vị trí cần trích dẫn là Latex tự động chèn số và thông tin tài liệu tham khảo vào. 
Như vậy, việc kết hợp JabRef để quản lý tài liệu tham khảo với Latex để soạn thảo và trích dẫn tài liệu tham khảo rất dễ dàng, tự động.


Có thể sử dụng file .bib trong Word?
Có thể sử dụng file .bib trong Word để làm tài liệu tham khảo. Tuy nhiên, phải dùng một chương trình để nhúng vào word mới có thể sử dụng được. Chương trình có tên là Bibtex4Word. Cách sử dụng chương trình này có thể tham khảo tại http://www.medicalnerds.com/how-to-use-jabrefbibtex-with-microsoft-word-2003/


Đối với Word 2007
Trong trường hợp đang sử dụng Word 2007, có thể export trực tiếp từ JabRef sang file *.xml để sử dụng. Các bước làm như sau:
Trong JabRef:
1. Chọn các tài liệu cần tham khảo
2. Vào File>Export. Một cửa sổ hiện ra, trong file of types cần export là MS Office 2007(*.xml). Đặt tên file và chọn đường dẫn rồi Ok.
Nếu muốn Word 2007 tự động load References khi khởi động thì copy file tạo được vào đường dẫn và thay thế file Sources.xml của word 2007 bằng file vừa tạo được (lưu ý file Sources.xml chứa các thông tin về tài liệu tham khảo, nếu đã chứa sẵn các thông tin thì việc ghi đè sẽ làm mất các thông tin trước đó).
Trong Word 2007
1. Chọn References>Manager Sources. Một cửa sổ hiện ra, chọn Browse rồi chỉ đến file vừa tạo trong JabRef.
2. Các công việc khác tiến hành bình thường như vẫn làm trong word.
Một số định dạng tài liệu tham khảo bổ xung cho word 2007 có thể download và xem hướng dẫn sử dụng tại: http://bibword.codeplex.com/wikipage?title=Styles&referringTitle=Home
Ghi file tải vào thư mục:
C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Bibliography\Style
Một số tính năng nâng cao
Để sắp xếp tài liệu trong quá trình tìm kiếm theo một thứ tự ưu tiên nhất định, trong trường liệt kê tương ứng chỉ cần nhấn chuột trái vào header của từng trừng

MindMap và MindManager

Một trong những phần mềm mà tôi sử dụng thường xuyên mỗi khi bật máy tính là MindManager.  Phần mềm được tôi sử dụng để ghi chép, tổ chức thông tin trong việc đọc tài liệu, lập kế hoạch công việc, quản lý tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu v.v. Với việc sử dụng MindManager, tôi dễ dàng hơn trong việc tổng hợp kiến thức đã đọc, viết báo cáo và quản lý công việc. Tôi cho rằng, đây là một phần mềm mà các bạn sinh viên nên sử dụng trong việc học tập của mình.

 MindManager hoạt động dựa trên ý tưởng bản đồ tư duy MindMap. Bản đồ tư duy hoạt động trên nguyên tắc sử dụng sức mạnh về khả năng nhớ hình ảnh của não.  Các nghiên cứu chỉ ra rằng, não trái và não phải của con người có chức năng khác nhau. Trong khi não trái phù hợp với các hoạt động logic thì não phải lại phù hợp với các hoạt động có tính tưởng tượng như vẽ và âm nhạc. MindMap thể hiện nguyên tắc hoạt động của bộ não là không tuyến tính, khắc phục cách ghi chép thông thường là tuyến tính, tận dụng sức mạnh về khả năng ghi nhớ hình ảnh và màu sắc của não phải kết hợp với tư duy logic của não trái. MindMap được TonyBuzan sáng tạo  và phổ biến, nó được áp dụng nhiều trong học tập, ghi chép, quản lý, xây dựng chiến lược v.v. Có thể nói, mindmap tìm được môi trường ứng dụng trong rất nhiều lĩnh vực. 

MindMap sử dụng công cụ hình ảnh, màu sắc, từ khóa, liên kết để thể hiện vấn đề, làm cho vấn đề trở nên trực quan và có tổ chức. Nguyên tắc cơ bản của MindMap là sử dụng hình vẽ, màu sắc, thứ tự dạng cây để thể hiện ý tưởng. Ở trung tâm hình vẽ là chủ đề chính, các chủ đề con được phát triển từ chủ đề chính bằng các đường dạng cây. Các chủ đề được phát triển theo chiều kim đồng hồ, bắt đầu từ bên trái và mở rộng dần ra. Các ý lớn gần chủ đề trung tâm hơn, các ý nhỏ được phát triển ra từ các ý lớn. Các chủ đề được viết dưới dạng từ khóa. Khuyến khích sử dụng màu sắc và hình ảnh để thể hiện ý tưởng. 

MindManager có thời gian phát triển trên 10 năm và vẫn đang được tiếp tục phát triển. MindManager chạy trên các hệ điều hành Windows và Mac OS. Trang chủ: http://www.mindjet.com

MindManager phát triển trên ý tưởng cơ bản của của MindMap. Tuy nhiên, MindManager hỗ trợ rất nhiều các tính năng mới, làm MindMap trở nên mạnh mẽ. MindManager cho phép liên kết đến các tài liệu, thư mục, địa chỉ web v.v. và do đó chỉ cần mở một file MindMap có thể mở được tất cả các thông tin liên quan. MindManager cũng cho phép liên kết với các chương trình Office của Microsofts, cho phép xuất bản đồ ra thành dạng word, powerpoint, pdf, ảnh v.v. Đặc biệt MindManager còn liên kết với Outlook, cho phép đặt lịch hẹn, task và đồng bộ giữa hai chương trình này.