Đồng bộ và chia sẻ tài liệu với Dropbox

Tôi có một máy tính để bàn ở nhà, một máy tính xách tay và một máy tính ở bộ môn. Trước đây, khi soạn thảo một tài liệu trên máy tính ở nhà muốn soạn thảo tiếp ở bộ môn hoặc trên máy tính xách tay tôi phải dùng ổ USB để copy tài liệu từ máy này sang máy kia. Điều này trở nên bất tiện vì nhiều lúc không rõ bản nào là bản mình chỉnh sửa gần nhất. Hôm nào quên không copy vào USB thì không biết đã viết đến đâu, hơn nữa luôn phải có một USB bên mình. Cùng với sự phát triển của Internet, điều phiền toái này đã được giải quyết. Các phần mềm hỗ trợ đồng bộ dữ liệu ra đời như LiveMesh, SugarSync, Dropbox đã giúp tôi dễ dàng đồng bộ dữ liệu. Để sử dụng phần mềm này, ta cần cài đặt và tạo ra một tài khoản (các tài khoản với dung lượng nhỏ thường được cho miễn phí) và tất nhiên các máy phải được nối mạng internet. Có thể hiểu đơn giản quá trình đồng bộ dữ liệu sẽ diễn ra như sau: khi có một file (tài liệu, phần mềm, âm nhạc v.v) được lưu trên máy tính, file này được tự động gửi lên một server trung gian, nếu file trên máy tính được chỉnh sửa mới hơn thì file trên server sẽ được cập nhật cho giống với file trên máy tính và ngược lại. Khi sử dụng một máy tính khác, đăng nhập vào tài khoản của phần mềm đồng bộ dữ liệu, phần mềm này lại tự động tìm kiếm, so sánh nội dung các file trên server với các file trên máy tính này để cập nhật nội dung file mới nhất. Ví dụ, trên máy tính để bàn ở nhà tôi đang soạn thảo file "BaiGiangViXuLy.doc", file này được tự động cập nhật lên server. Khi đến bộ môn, mở máy và đăng nhập vào cùng tài khoản thì file "BaiGiangViXuLy.doc" lại được tự động cập nhật từ server xuống máy tính ở bộ môn. Như vậy tôi luôn được làm việc với file mới nhất của mình mà không phải lo copy sang USB để mang theo. Quá trình cũng diễn ra tương tự với file soạn thảo ở máy bộ môn. Không chỉ vậy, khi làm việc với máy tính bất kỳ (không cần cài đặt phần mềm đồng bộ) tôi cũng có thể đăng nhập vào server để lấy file của mình xuống.

Giao diện đăng nhập và tạo tài khoản của Dropbox

Trước đây, tôi sử dụng LiveMesh để đồng bộ dữ liệu của mình. Sau này, phần mềm này không cho chạy trên các máy WindowXP mà chỉ chạy trên Win7. Phần mềm mà tôi lựa chọn thay thế là Dropbox. Có thể nói Dropbox là phần mềm đồng bộ dữ liệu rất dễ sử dụng. Nó cung cấp một tài khoản miễn phí 2Gbyte. Với phần mềm này ta tạo một tài khoản miễn phí, cài đặt, chọn vị trí đặt thư mục Dropbox trên ổ cứng.
Link tạo tài khoản và download tại đây: Dropbox Sau khi vào trang chủ này, nhập tên, địa chỉ email và password (lưu ý password các em đặt riêng để truy nhập vào tài khoản Dropbox, không phải password của email). Tích vào hộp "I agree to Dropbox Terms of Service". Nhấn vào nút Creat Account.

Một màn hình mới hiện ra hướng dẫn các bước cài đặt phần mềm. Đồng thời một thông báo để tải file xuống. Nhấp Save để chấp nhận tải file. Sau khi hoàn tất quá trình tải file, cần cài đặt file này. Làm theo các hướng dẫn của phần mềm để cài đặt chương trình dropbox trên máy.

Sau khi cài đặt xong, công việc của chúng ta đơn giản là muốn đồng bộ file hoặc thư mục nào thì copy file hoặc thư mục đó vào trong thư mục dropbox. Dropbox sẽ tự động đồng bộ tất cả các dữ liệu trong thư mục Dropbox lên server. Ở máy tính kia cũng cài đặt phần mềm Dropbox và đăng nhập với cùng tài khoản đã tạo ra ban đầu. Như vậy, tất cả nội dung giữa hai thư mục Dropbox trên hai máy tính sẽ được đồng bộ với nhau. Nghĩa là ta có thể làm việc trên 2 máy tính với cùng một file.
Một điều thú vị khác của Dropbox là có thể dễ dàng chia sẻ dữ liệu với bạn bè. Muốn chia sẻ tài liệu, phần mềm chỉ cần copy file này vào thư mục Public (được tạo sẵn trong thư mục Dropbox), nháy chuột phải lên file này, nháy vào "copy public link" trong menu ngữ cảnh Dropbox... Dán liên kết vừa lấy được vào mail gửi cho bạn bè là mọi người có thể tải file mà không cần attach file kèm theo mail hoặc upload lên một server khác.Tính năng này có lẽ rất hữu ích với các bạn sinh viên khi muốn chia sẻ tài liệu các môn học trong lớp.
Còn một số tính năng thú vị khác như khả năng backup tài liệu, các bạn có thể search từ khóa Dropbox để biết nhiều hơn về cách sử dụng.
Video hướng dẫn cài đặt và sử dụng dropbox: dong-bo-va-chia-se-du-lieu-voi-dropbox